Werkkostenregeling
Richting het einde van het jaar is het nuttig om te controleren of er nog vrije ruimte in de WKR over is en of je deze al zo optimaal mogelijk hebt benut. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% over houw fiscale loon (tot en met een fiscaal loon van € 400.000). Je kunt gebruik maken van de eventuele beschikbare vrije ruimte, bijvoorbeeld in de vorm van een bonus, kerstpakket of andere vormen van beloningen – alles uiteraard binnen de kaders van het gebruikelijkheidscriterium. In Nmbrs kun je een overzicht van de resterende vrije ruimte vinden onder salarisdocumenten -> werkkostenregeling. Kosten vanuit de financiële administratie worden echter niet weergegeven in dit overzicht.
Staan nog niet alle kosten in het overzicht? Neem dan even contact met ons op. Mocht je toch nog vrije ruimte over hebben voor 2022, let dan wel op. Het is namelijk niet mogelijk om deze resterende ruimte mee te nemen naar 2023. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om je werknemers nog een onbelaste vergoeding of verstrekking te geven.
Whk-premie 2023
Als het goed is heb je van de Belastingdienst de beschikking voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk) 2023 ontvangen. Mocht dit niet het geval zijn, raden wij je aan om de Belastingdienst zo spoedig mogelijk te verzoeken voor een kopie van deze beschikking. Deze beschikking en de bijbehorende Whk-premies zijn voor ons nodig om de berekeningen vanaf januari 2023 juist uit te voeren.
Voor de premie die jouw onderneming volgend jaar moet betalen voor de Whk is het van groot belang of je onderneming wordt gezien als een kleine, middelgrote of grote werkgever. Kleine werkgevers betalen alleen de sector premie. Grote werkgevers betalen een individuele premie die geheel gebaseerd is op de instroom in de ZW en WGA. Middelgrote werkgevers betalen een combinatie van beide premies. Wij verzoeken je dan ook, wanneer je dat nog niet hebt gedaan, om ons deze beschikking toe te sturen.
Bewaarplicht
Een voordeel van de jaarwisseling is dat je dan weer een deel van uw salarisadministratie kunt weggooien. U bent als werkgever verplicht om jouw salarisadministratie zeven jaar lang te bewaren. In deze zeven jaar kan de Belastingdienst namelijk om inzage vragen. Na de zeven jaar mag je deze salarisadministratie vernietigen.
Let wel; de bewaartermijn van zeven jaar geldt niet voor je gehele administratie!
Zo geldt er een afwijkende bewaartermijn voor loonbelastingverklaringen of formulieren met gegevens van de loonheffingen, kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers en de gegevens van de studenten- en scholierenregeling. Deze moet je bewaren zolang het dienstverband duurt en daarna nog vijf jaar. Het termijn begint in het jaar nadat de dienstbetrekking is beëindigd.
Vernietigen
In 2023 mag je de genoemde gegevens dus vernietigen van werknemers van wie de dienstbetrekking vóór 1 januari 2018 is geëindigd. Daarnaast mag je op 1 januari 2023 de salarisadministratie van 2015 (en natuurlijk ook van de jaren ervoor) weggooien. Doe dit wel zorgvuldig, zodat jouw vertrouwelijke gegevens niet zomaar op straat komen te liggen.
