Een auto van de zaak welke werknemer wilt dat nou niet? Echter, bij het ter beschikking stellen van een auto van de zaak aan uw werknemers komt veel regelgeving bij kijken. Bent u volledig op de hoogte omtrent deze regelgeving? Onderstaand lopen wij de regelgeving voor een auto van de zaak met u door.

Stelt u een (bestel)auto ter beschikking aan uw werknemers?

Voor het voordeel dat uw werknemer van het privégebruik heeft, moet een bedrag bij zijn salaris worden geteld. U moet op deze bijtelling als werkgever loonheffing inhouden alsmede inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) betalen. Als de bijtelling niet juist wordt verwerkt, kunt u niet alleen een naheffingsaanslag maar ook een boete krijgen.

U hoeft niets bij het loon te tellen als u overtuigend kunt bewijzen dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers met de auto per kalenderjaar rijdt. U kunt dit bewijs op verschillende manieren leveren. Een sluitende rittenregistratie is daarvoor het meest aangewezen bewijs. Wij kunnen u een model voor de rittenregistratie sturen. Het risico van naheffing ligt echter bij u als de rittenregistratie, die uw werknemer heeft bijgehouden, niet op orde is.

Als u niet een heel kalenderjaar een auto ter beschikking stelt, moet het aantal privékilometers dat de werknemer in die periode heeft gereden, worden omgerekend naar het aantal kilometers dat hij in een heel jaar zou hebben gereden.

Om uw risico te beperken adviseren wij om de bijtelling toe te passen tenzij uw werknemer een “Verklaring geen privégebruik” overlegt of een uitzondering van toepassing is.

Advies

Wij adviseren u om altijd zo spoedig mogelijk aan ons doorgeven dat u een (andere) auto aan een werknemer ter beschikking stelt. Wij kunnen dit dan tijdig verwerken en de codes opnemen in de salarisadministratie die de Belastingdienst wil controleren.

Eigen bijdrage voor privégebruik van de auto

U kunt met uw werknemer afspreken dat hij een eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto betaalt. Deze eigen bijdrage wordt ingehouden van zijn nettoloon en mag van de bijtelling worden afgetrokken, waardoor de werknemer minder belasting betaalt. U kunt bijvoorbeeld een bijdrage vragen voor parkeerkosten, een afkoopsom van het leasecontract en privékilometers. Door de eigen bijdrage mag de bijtelling op jaarbasis niet negatief worden.

Als u met de werknemer een maximum leasebedrag (normbedrag) afspreekt en de werknemer kiest voor een duurdere auto dan mag het meerdere in mindering worden gebracht op de bijtelling. Het is wel van belang dat u met uw werknemer hebt afgesproken dat het bedrag boven het normbedrag een bijdrage voor privégebruik betreft.

Advies

De afspraak over de eigen bijdrage moet schriftelijk worden vastgelegd in (een aanvulling op) de arbeidsovereenkomst of in een reglement. Deze dient in uw administratie te worden bewaard.

Verklaring geen privégebruik

Als uw werknemer met de ter beschikking gestelde auto op kalenderjaarbasis maximaal
500 kilometer privé rijdt, kan hij een ‘verklaring géén privégebruik auto’ aanvragen. Vervolgens overhandigt de werknemer de verklaring aan u en dient u deze verklaring zorgvuldig in uw administratie te bewaren.

De verklaring géén privégebruik auto biedt u de zekerheid dat u géén naheffingsaanslag opgelegd kan krijgen als achteraf blijkt dat toch meer dan 500 privékilometer zijn gereden. De Belastingdienst legt de naheffingsaanslag (inclusief heffingsrente en boete) voor de loonheffing en de bijdrage Zvw dan namelijk op aan uw werknemer.

U mag geen rekening houden met de verklaring géén privégebruik als u weet dat uw werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt met de ter beschikking gestelde auto.

De verklaring géén privégebruik auto geldt in principe voor onbepaalde duur. Uw werknemer moet wel eventuele wijzigingen direct doorgeven aan Belastingdienst.
Bij intrekken van de verklaring moet uw werknemer u informeren. U ontvangt dan ook een brief van de Belastingdienst over de intrekking met informatie die voor u als werkgever belangrijk is.

De verklaring géén privégebruik wordt ingetrokken als uw werknemer:

• in het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé gaat rijden, of
• niet langer een auto tot zijn beschikking heeft, of
• in een bestelauto gaat rijden waarvoor een uitzondering geldt (Doorlopend afwisselend gebruik).

Als uw werknemer in een auto met een ander kenteken gaat rijden of een nieuw kenteken opgeeft (omdat dit nog niet bekend was toen hij de verklaring aanvroeg) leidt dat niet tot intrekken van de verklaring.

Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto

Als door de aard van het werk een bestelauto doorlopend afwisselend wordt gebruikt door twee of meer werknemers, is het lastig voor u om het privégebruik per werknemer vast te stellen. U moet in dat geval eindheffing toepassen. De belasting is dan een vast bedrag van € 300,00 per jaar en per bestelauto. Uw werknemer hoeft in dat geval geen rittenregistratie bij te houden, maar mag de bestelauto wel privé gebruiken.