17 mei 2016|

Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. U controleert voor aanvang van het dienstverband het originele identiteitsbewijs en bewaart een kopie ervan in uw administratie. Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt tijdens zijn dienstverband, hoeft u geen nieuwe kopie te maken.

Controle identiteit van werknemers door werkgever

Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 onderdelen:

• Verificatieplicht

  U moet het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding controleren opechtheidskenmerken en geldigheid.

• Bewaarplicht

  Dit houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt en deze bewaart.

• Zorgplicht

  Dit betekent dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.

Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer bent u verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen. De werknemer is verplicht het originele document te tonen. Dit kan bijvoorbeeld een paspoort zijn, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.

Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:

• de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
• kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
• handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
• nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
• geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

Op een rijbewijs en op een verklaring van de Belastingdienst met sofinummer of burgerservicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.

Bewaarplicht identiteitsbewijs

U moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs. Documentnummer, pasfoto en burgerservicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. Voor de nieuwste versie van het paspoort dient u dus ook de achterkant te kopiëren. U bewaart deze kopie in uw administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW. U moet de kopie bewaren tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.

Verlopen identiteitsbewijs van werknemer

U heeft een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Als het identiteitsbewijs van een werknemer tijdens zijn dienstverband verloopt, hoeft u deze niet te vervangen.

Identificatieplicht voor uitzendkrachten

Als u een uitzendkracht inhuurt, moet u ook zelf zijn originele identiteitsbewijs controleren voor hij bij u aan de slag gaat. U hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie op te slaan.

Bron: Rijksoverheid