De HR industrie heeft niet stilgezeten de afgelopen jaren. Van uitpuilende lades met verlofaanvragen, declaraties, verhuisberichten en verzuimmeldingen afgeschermd voor de HR-afdeling naar simpele online systemen voor het hele bedrijf. Management krijgt meer tijd, en werknemers meer invloed. De intrede van e-HR (Elektronisch Human Resource Management) laat zien wat de ware potentie is van HR binnen een organisatie.

De grootste verandering die e-HR mogelijk maakt is de verschuiving van operationele taken naar een meer strategische rol van de afdeling personeelszaken. De strategische kant van het vak treed vaak op de achtergrond van de dagelijkse werkzaamheden tot grote teleurstelling van vele professionals in de industrie. “In de praktijk krijgen de dag-tot-dag-taken vaak de meeste aandacht. De tweede rol die HR kan pakken, die van onafhankelijk businesspartner van het management, wordt lang niet altijd gepakt”, vertelt Robin Keeris van People like us in een interview met HR-software ontwikkelaar NMBRS. 

Termen als Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS) zijn inmiddels niet meer weg te denken bij iedere middelgrote organisatie, beide in het leven geroepen om efficiëntie te verhogen en autonomie van werknemers te stimuleren. Denk bijvoorbeeld aan het zelfstandig aanvragen van vakantiedagen, plannen van functioneringsgesprekken en het melden van verzuim als deel van de ESS tak. De werknemer voelt zich meer betrokken, krijgt het gevoel meer zelfstandig aan de slag te kunnen, en tegelijkertijd wordt de HR-afdeling administratief werk bespaart. Het tweede niveau binnen de e-HR, MSS, houdt in dat de HR-manager functioneert als schakel tussen de medewerkers en de centrale administratie. Alle aanvragen die binnenkomen via het ESS systeem, worden tijdens het MSS systeem goedgekeurd, en naderhand opgenomen in de centrale administratie. 

Met tal van mogelijkheden en boordevol keuze uit verschillende aanbieders van deze digitale systemen kan het geheel overweldigend voelen voor een organisatie van de oude stempel. De overgang van je oude vertrouwde papieren, of eenvoudige digitale administratie, naar een complex maar alomvattend systeem kan enige frictie veroorzaken. Om de mooie woorden van deze software ontwikkelaars kracht bij te zetten halen we een berekening van HR Praktijk aan. Zij hebben berekend dat de digitale afhandeling van verlofaanvragen, NAW-mutaties, onkosten- en reiskosten declaraties en ziekmeldingen voor een organisatie van 1800 medewerkers per jaar 450 uur kan schelen. Als hier vervolgens een gemiddeld uurloon van €20,00 van een HR-medewerker gerekend wordt, zou je als organisatie per jaar €27.600 besparen.

Past e-HR in jouw organisatie?

Iedere organisatie is anders, en iedere personeelsafdeling heeft andere behoeftes. De manier van werken kan totaal verschillen per regio, per industrie en per persoon. Het is dan ook niet vanzelfsprekend dat e-HR bij iedere organisatie past. Om na te gaan of de overgang naar een digitale vorm van personeelszaken geschikt is voor jouw organisatie hebben we een aantal speerpunten die we willen doornemen; 

• De omvang van jouw organisatie: e-HR is erg divers en kan daardoor voor veel verschillende organisaties worden toegepast. In ons voorbeeld spraken we over een organisatie van maar liefst 1,800 medewerkers die een volledige FTE konden besparen op jaarbasis. Als kleinere organisatie kan deze besparing ook gerealiseerd worden door HR met gebruik van handige systemen onderdeel te maken van het takenpakket van het management. Door deze slimme combinatie kan ook een kleinere organisatie flink besparen op het gebied van HR. Voordat een organisatie overgaat op e-HR volgende twee punten die aanwezig moeten zijn binnen een organisatie wil je overstappen naar een meer digitale vorm van HR.

 

• De mate van innovatie: e-HR komt neer op het implementeren van software binnen jouw organisatie. Als jouw organisatie gewend is aan het werken met tal van software tools, zal een extra dienst het verschil niet maken. Werk je echter in een organisatie waar fysieke prints en grote archiefkasten nog een prominente rol spelen, dan kan het een erg grote stap zijn om over te stappen naar een digitaal alternatief. Aangezien de mate van innovatie sterk afhankelijk is van de werknemers van een organisatie ligt dit direct in lijn met ons volgende punt.

 

• De welwillendheid van de werknemers: De managementlaag van een organisatie kan heel graag willen, maar met de introductie van e-HR zal de hele organisatie bereid moeten zijn om stappen te ondernemen. De overstap naar een digitale omgeving voor personeelszaken zal taken wegnemen bij de HR afdeling, en de verantwoordelijk meer richting de werknemers sturen. Aanvragen volstaan niet meer via een e-mail, maar dienen via de juiste omgeving binnen de software gedaan te worden. Vraag jezelf af of jouw werknemers bereid zijn om aan te passen aan een nieuwe manier van werken. Deze vorm geeft de werknemers meer autonomie, wat vaak als positief wordt ervaren, maar er kan ook frictie veroorzaken bij werknemers. 

Hieruit blijkt dat e-HR niet vanzelfsprekend is, maar er wel boordevol kansen zijn voor iedere onderneming, groot of klein. De mate en vorm van e-HR varieert per organisatie, ook afhankelijk van de mate van innovatie, en de welwillendheid van de werknemers. Vraag jezelf dus goed af of jouw organisatie geschikt is voor de introductie van e-HR en op welke manier. Overtuigd van de toegevoegde waarde van e-HR? Dan hebben we een aantal handige stappen die je kunt ondernemen om e-HR te implementeren binnen jouw organisatie. 

Hoe wij e-HR van NMBRS introduceerden bij NVE Salaris

NVE Salaris bestond nog geen vijf jaar toen NMBRS op ons pad kwam. Wij waren aan het oriënteren naar mogelijkheden om onze salarisadministratie beter te stroomlijnen om onze klanten nog beter te kunnen dienen. Daarnaast begonnen HR functionaliteiten een steeds belangrijker onderdeel te worden van de salaris- en personeelsadministratie. De markt was aan het veranderen, en wij stonden te springen om deze verandering met beide handen aan te nemen. In 2010 omarmde wij de salarissoftware van NMBRS. Sindsdien kunnen wij, en onze klanten, ons geen alternatief meer voorstellen. 

De HR+ module van NMBRS is een salarissoftware met een breed spectrum aan mogelijkheden. Het is afhankelijk van de klant of alle opties relevant zijn, maar in vele gevallen verzorgen wij de gehele administratie, met een volledig ingericht softwarepakket als gevolg. Een aantal van deze elementen zijn bijvoorbeeld;

• HR Workflows: een standaard reeks op maat gemaakte taken
• Documenten Generator: creëer arbeidsovereenkomsten met een druk op knop
• Digitaal ondertekenen: voor zowel werkgever als werknemer
• Digitaal dossier: beheer van digitale personeelsdossiers
• Mutatieformulieren werknemers: medewerkers kunnen zelf mutaties doorvoeren in salarisadministratie
• Proforma module werknemers: opstellen en delen van proforma’s voor medewerkers

Na het invoeren van de software binnen ons dienstenpakket is ons bedrijf ontzettend veranderd. Wij hebben gemerkt dat we klanten een stuk beter van dienst kunnen zijn vanwege de stroomlijning tussen de salaris- en HR processen. Waar wij voorheen slechts administratieve handelingen omtrent salaris konden uitvoeren, heeft de e-HR software ons in staat gesteld om ook het gehele HR vlak voor bedrijven aan te pakken. Hierbij werken wij met grote bedrijven, maar ook met het MKB, de drijvende kracht achter onze economie. 

We merken dat de processen die eerder als tijdrovend werden beschouwd nu in simpele handelingen worden afgerond. Een belangrijk punt voor ons is de tevredenheid van onze  klanten. Het gemak waarmee zij momenteel inzicht krijgen in de huidige stand van zaken, op alle fronten van hun personeel, biedt ontzettend veel mogelijkheden voor deze organisaties. Zoals Robin Keeris in het interview met NMBRS eerder vermelde: “Je bent als HR-professional een positie aan de directietafel waard, maar dat moet je wel laten zien”. Het feit dat onze diensten de HR-professionals van onze klanten in staat stellen om te laten zien dat zij deze positie aan de directietafel verdienen, bevestigd nogmaals het effect van e-HR.

Voor NVE is de invoer van e-HR de start geweest van een bijzondere groei in onze onderneming, maar vooral in de relatie met onze klanten. Waarbij wij een complete vorm van e-HR aanbieden, erkennen we ook dat de vorm afhangt van de omvang van een organisatie, de mate van innovatie binnen de organisatie en de welwillendheid van de werknemers. Aangezien de modules makkelijk zijn aan te passen, kunnen deze volledig per bedrijf worden ingericht; in die zin is er voor ieder wat wils!

Met deze simpele stappen implementeer je e-HR in jouw organisatie

Als je de beslissing hebt gemaakt om de overstap naar e-HR te maken, sta je aan het begin van het hele implementatieproces. Het geheel kan erg overweldigend zijn, vandaar dat we een aantal simpele stappen hebben opgesteld om de implementatie van e-HR in jouw organisatie vlekkeloos te laten verlopen.

Bepaal je behoeftes

e-HR is een overkoepelende term voor een breed scala aan mogelijkheden binnen de personeelszaken. Voordat je begint aan de zoektocht van de juiste partij is het belangrijk om jouw behoeftes te bepalen. Hierbij kun je de volgende vragen gebruiken;

• • Wat is het doel van het implementeren van e-HR in jouw organisatie? 
  • Voor welke zaken heb ik e-HR nodig?
  • Wat zijn de processen die nu erg tijdrovend zijn?
  • Wil je een persoonlijk contact of liever een online softwarepakket die je  zelfstandig kunt installeren?
  • Wat ben je bereid uit te geven aan de software?
  • Op welke termijn wil je aan de slag met e-HR?
    

Het kiezen van de juiste partij

De vragen uit de voorgaande stap geven je antwoorden die noodzakelijk zijn voor het maken van een gegronde keuze met welke partij jij in zee gaat. Het e-HR landschap is erg divers met honderden verschillende aanbieders. In die zin is er voor ieder wat wils, dus kijk goed of de partij die je overweegt voldoet aan jouw behoeftes.

Aangezien er veel concurrentie is op de markt hebben de betrokken partijen vaak een duidelijk beeld van de diensten waarin zij willen uitblinken. Als deze diensten in lijn liggen met jouw behoeftes, kun je een gesprek beginnen en zien of er een match is. De implementatie van e-HR is een grote stap wat de werkzaamheden van de gehele HR afdeling substantieel verandert. Vandaar dat het erg belangrijk is een goede keuze te maken.

De implementatie voorbereiden

Het moment dat je eenmaal een keuze hebt gemaakt, en je bent in zee gegaan met een e-HR softwareleverancier, is het noodzakelijk om een goed plan te maken. Hierin stel je de juiste doelstellingen, bepaal je van tevoren welke data er wat gebeurt, en wat de sleutelmomenten zijn om als organisatie over te gaan op het nieuwe systeem. Veelal gebeuren deze implementaties gefaseerd waardoor er gaandeweg enige problemen verholpen kunnen worden.

Het is essentieel om bij de gekozen softwareleverancier te investeren in een goede partnerrelatie. Deze partij heeft ervaring met het implementeren van hun software bij meerdere partijen, waardoor deze het complete traject goed kan begeleiden. Dit geeft wederom aan hoe belangrijk het is om op voorhand de juiste partij te kiezen.

Beheer en evalueer
De overgang naar een nieuw systeem heeft directe betrekking op de werknemers, het is daarom ook belangrijk om deze goed te instrueren, maar vooral om te beheren en evalueren op de juiste momenten. Als onderdeel van het implementatieprocess is het dan ook slim om op voorhand te bepalen wanneer en op wat voor manier er momenten van reflectie zijn. Dit is voor iedere organisatie anders, maar we hebben een aantal standaardvragen die je kunt stellen ter reflectie die vaak relevant zijn;

• Hoe bevalt het werken met de nieuwe software?
• Zijn er nog dingen onduidelijk aan de nieuwe software?
• Wat is er veranderd aan jouw werkzaamheden?
• Hoe bevalt deze verandering?
• Wat zou je nog graag anders zien?

Zoals Robin Keeris in het interview met NMBRS eerder vermelde: “Je bent als HR-professional een positie aan de directietafel waard, maar dat moet je wel laten zien”. Die mogelijkheid krijgt een HR-afdeling door middel van het automatiseren van processen met gebruik van e-HR. Deze automatisering resulteert in meer tijd, die gespendeerd kan worden aan het strategisch niveau, waardoor de personeelschef mee kan denken met de directie aan de lange termijn doelen van de organisatie. 

Hierbij moet wel gezegd worden dat de vorm van e-HR sterk kan afhangen voor iedere organisatie. Deze vorm is in samenhang met de omvang van een organisatie, de mate van innovatie binnen de organisatie en de welwillendheid van de werknemers. Als je als organisatie besluit over te gaan op e-HR is het belangrijk om dit op een juiste manier te doen. Bepaal je behoeftes, kies de juiste partij voor jou, maak een goed plan van tevoren en evalueer naderhand. De mogelijkheden met e-HR zijn eindeloos, is jouw organisatie er klaar voor?