Laatst bijgewerkt op 14 december 2015 |

De auto van de zaak geniet altijd de bijzondere aandacht van de Belastingdienst. Door onder andere controles van het privégebruik aan de grens, pretparken en bouwmarkten is de Belastingdienst bezig haar database te vullen om deze vervolgens te kunnen vergelijken met uw salarisadministratie. Bij constatering van onjuistheden worden ook aanzienlijke boetes opgelegd. Is bijvoorbeeld de rittenadministratie niet op orde, dan is de boete 100% van de te betalen belasting of € 4.920 bij een verzuim.

Om deze reden willen wij u adviseren om de gegevens van de auto van de zaak uit de salarisadministratie te controleren op juistheid. De belangrijkste aandachtspunten voor de auto van de zaak brengen wij hierbij nog even onder uw aandacht.

1.      Stelt u een (bestel)auto ter beschikking aan uw werknemers?
Voor het voordeel dat uw werknemer van het privégebruik heeft, moet een bedrag bij zijn salaris worden geteld. U moet op deze bijtelling als werkgever loonheffing inhouden alsmede inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) betalen. Als de bijtelling niet juist wordt verwerkt, kunt u niet alleen een naheffingsaanslag maar ook een boete krijgen.

Verrekening van de bijtelling met het loon is achteraf slechts mogelijk als u de werknemer heeft gewezen op de gevolgen en voorwaarden en hij deze heeft kunnen overzien. Daarom is het belangrijk dat u de afspraken over de auto van de zaak schriftelijk vastlegt.

U hoeft niets bij het loon te tellen als u overtuigend kunt bewijzen dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers met de auto per kalenderjaar rijdt. U kunt dit bewijs op verschillende manieren leveren. Een sluitende rittenregistratie is daarvoor het meest aangewezen bewijs. Wij kunnen u een model voor de rittenregistratie sturen. Het risico van naheffing ligt echter bij u als de rittenregistratie, die uw werknemer heeft bijgehouden, niet op orde is.

Om uw risico te beperken adviseren wij om de bijtelling toe te passen tenzij uw werknemer een “Verklaring geen privégebruik” overlegt of een uitzondering van toepassing is. Bij punt 4 en 5 hierna gaan we daar verder op in.

Advies
Wij adviseren u om altijd zo spoedig mogelijk aan ons doorgeven dat u een (andere) auto aan een werknemer ter beschikking stelt. Wij kunnen dit dan tijdig verwerken en de codes opnemen in de salarisadministratie die de Belastingdienst wil controleren.

2.      De bijtelling
Met ingang van 2016 scherpt het kabinet de bijtelling privégebruik auto van de zaak verder aan. De bijtellingspercentages gelden alleen voor auto’s die in 2016 voor het eerst op naam zijn gesteld. De bijtelling voor bestaande leasecontracten blijft voor maximaal 60 maanden vanaf 1 januari 2015 ongewijzigd.

	2016	2017	2018	2019 en 2020
0 gr/km	4%	4%	4%	4%
1 t/m 50 gr/km	15%	17%	19%	22%
51 t/m 106 gr/km	21%	22%	22%	22%
107 gr/km en meer	25%	22%	22%	22%

Bijtelling vanaf 2017
Het kabinet wil de autobelastingen beter laten aansluiten bij deze tijd. Hierdoor worden de autobelastingen efficiënter, stabieler en eenvoudiger. Het kabinet wil bijvoorbeeld minder bijtellingscategorieën en een lager algemeen bijtellingspercentage.

De plannen van het kabinet met de bijtelling vanaf 2017 tot 2020 staan in de Autobrief II. De Tweede en Eerste Kamer moeten de voorstellen uit de Autobrief II goedkeuren voordat de wijzigingen ingaan. De bijtelling bedraagt 0%, 4%, 7% 14%, 20% of 25% van de catalogusprijs van de auto. Dit hangt af van de CO2 uitstoot van de auto. De grondslag van de bijtelling is de netto catalogusprijs inclusief de BTW en de BPM.

Als u niet een heel kalenderjaar een auto ter beschikking stelt, moet het aantal privékilometers dat de werknemer in die periode heeft gereden, worden omgerekend naar het aantal kilometers dat hij in een heel jaar zou hebben gereden.

Advies
Indien u ons de voertuiggegevens toestuurt, kunnen wij op basis van de geldende regelgeving de juiste grondslag voor u berekenen.

3.       Eigen bijdrage voor privégebruik van de auto
U kunt met uw werknemer afspreken dat hij een eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto betaalt. Deze eigen bijdrage wordt ingehouden van zijn nettoloon en mag van de bijtelling worden afgetrokken, waardoor de werknemer minder belasting betaalt. U kunt bijvoorbeeld een bijdrage vragen voor parkeerkosten, een afkoopsom van het leasecontract en privékilometers. Door de eigen bijdrage mag de bijtelling op jaarbasis niet negatief worden.

Als u met de werknemer een maximum leasebedrag (normbedrag) afspreekt en de werknemer kiest voor een duurdere auto dan mag het meerdere in mindering worden gebracht op de bijtelling. Het is wel van belang dat u met uw werknemer hebt afgesproken dat het bedrag boven het normbedrag een bijdrage voor privégebruik betreft.

Advies
De afspraak over de eigen bijdrage moet schriftelijk worden vastgelegd in (een aanvulling op) de arbeidsovereenkomst of in een reglement. Deze dient in uw administratie te worden bewaard.

4.        Verklaring geen privégebruik
Als uw werknemer met de ter beschikking gestelde auto op kalenderjaarbasis maximaal
500 kilometer privé rijdt, kan hij een ‘verklaring géén privégebruik auto’ aanvragen. Vervolgens overhandigt de werknemer de verklaring aan u en dient u deze verklaring zorgvuldig in uw administratie te bewaren.

De verklaring géén privégebruik auto biedt u de zekerheid dat u géén naheffingsaanslag opgelegd kan krijgen als achteraf blijkt dat toch meer dan 500 privékilometer zijn gereden. De Belastingdienst legt de naheffingsaanslag (inclusief heffingsrente en boete) voor de loonheffing en de bijdrage Zvw dan namelijk op aan uw werknemer.

U mag geen rekening houden met de verklaring géén privégebruik als u weet dat uw werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt met de ter beschikking gestelde auto.

De verklaring géén privégebruik auto geldt in principe voor onbepaalde duur. Uw werknemer moet wel eventuele wijzigingen direct doorgeven aan Belastingdienst.
Bij intrekken van de verklaring moet uw werknemer u informeren. U ontvangt dan ook een brief van de Belastingdienst over de intrekking met informatie die voor u als werkgever belangrijk is.

De verklaring géén privégebruik wordt ingetrokken als uw werknemer:

• in het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé gaat rijden, of
• niet langer een auto tot zijn beschikking heeft, of
• in een bestelauto gaat rijden waarvoor een uitzondering geldt (zie hierna onder 5).

Als uw werknemer in een auto met een ander kenteken gaat rijden of een nieuw kenteken opgeeft (omdat dit nog niet bekend was toen hij de verklaring aanvroeg) leidt dat niet tot intrekken van de verklaring.

5.        Regeling privégebruik auto niet van toepassing (bestelauto’s)
In de hierna beschreven gevallen vindt geen bijtelling plaats omdat de regeling privégebruik auto niet van toepassing is. In deze situaties heeft de Belastingdienst – anders dan bij de verklaring géén privégebruik – wel de mogelijkheid om bij u na te heffen. Het is daarom van groot belang dat de uitzonderingen die hierna worden besproken, juist worden toegepast.

5.1     Bestelauto die (bijna) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen
De bijtelling privégebruik auto geldt niet voor bestelauto’s die nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor het vervoer van goederen. Volgens de Belastingdienst is dit het geval als de bestelauto alleen een bestuurdersstoel heeft en de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast. Uit de rechtspraak blijkt echter dat een

passagiersstoel is toegestaan als deze ook daadwerkelijk voor het werk wordt gebruikt. Bijvoorbeeld door een bijrijder om te laden en lossen. Het enkele feit dat de auto te vies wordt, is meestal niet voldoende om een bijtelling te voorkomen.

Advies
Als u een dergelijke bestelauto ter beschikking wilt stellen, verzoeken wij u contact met ons op te nemen. Wij kunnen de situatie dan toetsen aan de geldende rechtspraak en op correcte wijze voor u uitvoeren.

5.2     Verbod op privégebruik
Ook is de bijtelling privégebruik auto niet van toepassing indien u de werknemer een uitdrukkelijk verbod op het privégebruik van de bestelauto oplegt. Dit verbod dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:

1. U legt het verbod schriftelijk vast. U kunt bij ons een voorbeeldafspraak opvragen.
2. U handhaaft het verbod. U kunt dit bijvoorbeeld doen door de kilometerstanden te vergelijken met het aantal gereden kilometers dat u van de leasemaatschappij doorkrijgt of met de hoeveelheid gebruikte brandstof. U kunt ook vaststellen of er verkeersovertredingen, schades of tankbeurten buiten werktijd plaatsvinden.
3. U legt bij overtreding van het verbod een geldboete op die in verhouding staat met de te betalen loonheffing en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over het privégebruik. Bijvoorbeeld € 300,00 per overtreding en € 1,00 per kilometer.

5.3    Privégebruik niet mogelijk
In het geval u een bestelauto ter beschikking stelt die de werknemer buiten werktijd niet kan gebruiken, omdat hij deze na werktijd op het afgesloten bedrijfsterrein moet achterlaten en de sleutels moet inleveren, is de bijtelling privégebruik auto eveneens niet van toepassing.

5.4    Doorlopend afwisselend gebruik
Als door de aard van het werk een bestelauto doorlopend afwisselend wordt gebruikt door twee of meer werknemers, is het lastig voor u om het privégebruik per werknemer vast te stellen. U moet in dat geval eindheffing toepassen. De belasting is dan een vast bedrag van € 300,00 per jaar en per bestelauto. Uw werknemer hoeft in dat geval geen rittenregistratie bij te houden, maar mag de bestelauto wel privé gebruiken.

De heffing van BTW over het eventuele privégebruik wordt echter weer op dezelfde wijze berekend als voor reguliere (personen)auto’s (zie hiervoor onder punt 2).

5.5     Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik
Heeft uw werknemer een bestelauto van de zaak die hij uitsluitend zakelijk (dus: geen enkele kilometer privé) gebruikt? Dan kunt u namens uw werknemer de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto bij de belastingdienst indienen.

Vanaf de ingangsdatum van de verklaring vervalt de bijtelling privégebruik auto en hoeft uw werknemer geen rittenregistratie meer bij te houden.

Heeft een werknemer voor een bestelauto een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto? Dan kunt u voor die werknemer voor die bestelauto niet een van de andere hiergenoemde regelingen voor bestelauto’s gebruiken. Heeft de werknemer een Verklaring geen privégebruik dat moet hij deze intrekken.

De Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto geldt niet met terugwerkende kracht. Heeft uw werknemer de bestelauto al eerder tot zijn beschikking dan moet uw werknemer kunnen bewijzen dat hij tot de ingangsdatum van de verklaring op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden met de bestelauto.

Voor iedere combinatie van een werknemer met een bestelauto is een aparte Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto nodig. Twee werknemers die dezelfde bestelauto uitsluitend zakelijk gebruiken, moeten dus ieder een verklaring hebben. En een werknemer die verschillende bestelauto’s uitsluitend zakelijk gebruikt, moet voor iedere bestelauto een verklaring hebben.

Verandert er iets in de situatie? Bijvoorbeeld omdat uw werknemer een andere bestelauto krijgt? Of omdat uw werknemer de bestelauto toch privé gaat gebruiken? Dan vragen wij u om deze veranderingen op tijd aan ons door te geven. Het kan zijn dat dit aan de belastingdienst moet worden gemeld of dat de verklaring moet worden ingetrokken.

Als de verklaring wordt ingetrokken voordat uw werknemer de bestelauto privé gebruikt, wordt ervan uitgegaan dat hij in de periode waarin hij de verklaring had, geen privékilometers met de bestelauto heeft gereden. De werknemer kan dan een Verklaring geen privégebruik auto bij ons aanvragen en vanaf die datum alsnog een rittenregistratie bijhouden.

Krijgt uw werknemer bijvoorbeeld een bekeuring in het weekend en kunt u of uw werknemer het zakelijke gebruik niet aantonen? Dan gaat de belastingdienst ervan uit dat uw werknemer meer dan 500 kilometer per jaar privé met de bestelauto heeft gereden. Uw werknemer krijgt een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw voor de periode waarover u ten onrechte niets hebt bijgeteld voor het privégebruik van de bestelauto. Uw werknemer krijgt ook een boete.

Hebt u niet voldaan aan uw meldingsplicht dan kan er bij u worden nageheven en kunt u een boete krijgen.

Wij vertrouwen erop hiermee de belangrijkste aandachtspunten voor de terbeschikkingstelling van de (bestel)auto aan uw werknemer(s) te hebben aangegeven.

Mocht u naar aanleiding hiervan voor uw specifieke situatie vragen hebben of over meer informatie willen beschikken, dan kunt u vanzelfsprekend contact met ons opnemen.

Bron: Rijksoverheid