Als werkgever is het bijhouden van een personeelsdossier essentieel. Het helpt je bij het voeren van functioneringsgesprekken, beoordelen van prestaties en – als het nodig is – bij het documenteren van een verbetertraject. Maar je mag niet zomaar alles bewaren in zo’n dossier. In dit artikel lees je wat je wel en niet mag opnemen in een personeelsdossier.
Wat mag (moet) je bewaren
Persoonlijke gegevens
- Naam, adres, geboortedatum (verplicht)
- Burgerservicenummer (BSN) (verplicht)
- Kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterkant) Let op geen kopie rijbewijs (dit is geen geldig legitimatiebewijs voor de salarisadministratie) (verplicht)
- Loonbelastingverklaring (model opgaaf gegevens voor de loonheffingen, is vormvrij) (verplicht)
Arbeidscontract en arbeidsvoorwaarden
- Getekende Arbeidsovereenkomst (verplicht)
- Functieomschrijving (optioneel)
- Afspraken over salaris, bonussen en secundaire arbeidsvoorwaarden (optioneel)
Verzuimgegevens
- Aantal ziektedagen en meldingsdata (verplicht)
- Correspondentie met de bedrijfsarts of arbodienst (let op: geen medische gegevens bewaren) (optioneel)
Beoordelingen en functioneren
- Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken (optioneel)
- Doelstellingen, ontwikkelplannen en voortgangsrapportages (optioneel)
- Eventuele klachten, waarschuwingen of verbetertrajecten (optioneel)
Opleidingen en cursussen
- Informatie over gevolgde opleidingen, trainingen of bijscholing die relevant zijn voor de functie (optioneel)
Wat mag je niet bewaren
Er zijn ook gegevens die je expliciet niet mag opnemen in een personeelsdossier:
- Medische gegevens (behalve functionele beperkingen van de bedrijfsarts)
- Gegevens over afkomst (ras en etniciteit)
- Strafrechtelijke gegevens
Hoe lang mag je gegevens bewaren
De bewaartermijnen verschillen per type document. Enkele richtlijnen:
- Basisgegevens: tot 2 jaar na uitdiensttreding
- Loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs :5 jaar na einde dienstverband (fiscale bewaarplicht) Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt terwijl deze bij je in dienst is moet je geen nieuwe kopie maken van het nieuwe identiteitsbewijs
- Gegevens voor pensioenen of aansprakelijkheid: soms tot 7 jaar of langer, afhankelijk van je verplichtingen
Beveiligen personeelsdossier
Het is belangrijk om als werkgever goed na te denken over de beveiliging van personeelsdossiers. In deze dossiers staan namelijk gevoelige gegevens van je werknemers. Als deze informatie in verkeerde handen terechtkomt, kan dat grote gevolgen hebben – zowel voor je medewerkers als voor het bedrijf. Denk aan reputatieschade, boetes of een vertrouwensbreuk binnen je team.
Het personeelsdossier binnen Nmbrs maakt gebruik van geavanceerde beveiligingsmaatregelen om de gegevens van gebruikers optimaal te beschermen. De software draait in de cloud op Microsoft Azure en maakt gebruik van versleuteling (zowel tijdens transport als opslag), strikte toegangsrechten en tweefactorauthenticatie (2FA). Nmbrs voldoet aan de AVG en is ISO 27001-gecertificeerd, wat aantoont dat informatiebeveiliging een structureel onderdeel is van hun bedrijfsvoering. Zo kunnen gebruikers erop vertrouwen dat hun salaris- en personeelsgegevens in veilige handen zijn.
Personeelsdossier in Nmbrs
Met onze HR+ module kan je onder andere een personeelsdossier aanmaken in de salarisadministratie.
De HR+ module bestaat uit de volgende functionaliteiten:
- Verlof-en verzuimmodule
- Documenten generator en digitale ondertekening
- Digitaal dossier – vestrekkingen, verzekeringen, opleidingen en ongevallendossier
- Beoordeling en functioneren
- E-mail integratie
- HR-workflows van “hire to retire”
- HR-signalen
Maak je nog geen gebruik van de HR+ module en ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan gerust contact op met Paul Huysse via paul@nvesalaris.nl.
