Reiskostenvergoeding: dit verandert er per 1 april 2021

Update 16-3-2021:

Het afgelopen jaar zijn er wellicht niet veel reiskosten gemaakt vanwege het vele thuiswerken, maar desalniettemin is er een kleine wijziging in de regelgeving. In ieder geval tot 1 april 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen onbelast worden vergoed door de werkgever (dit was voorheen 1 februari 2021). De voorwaarde is dat deze vaste vergoedingen al voor 13 maart 2020 door de werkgever zijn toegekend. 

Als de coulanceregeling niet wordt verlengd kan een werknemer die fulltime werkt zijn vaste onbelaste reiskosten alleen behouden door maximaal twee dagen per week thuis te werken.

Bron: Belastingdienst.

Vanwege het uitbreken van de coronacrisis hebben veel werknemers een ander reispatroon. Het gevolg van deze verandering is de noodzaak voor veel werkgevers om per 2021 een nieuwe inventarisatie te maken. Hierin is inzicht in de onderstaande zaken erg belangrijk:

  • Welke werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen
  • Wat het reispatroon zal zijn van deze werknemers in 2021
  • Welke werknemers er nog in aanmerking komen voor de vaste reiskostenvergoeding
  • Welke werknemers andere afspraken behoeven

Vaste reiskostenvergoeding tot 1 april 2021

Hoe werkt de vaste reiskostenvergoeding ook alweer precies?

Een werkgever kan verschillende afspraken maken over het vergoeden van reiskosten voor woon-werkverkeer of zakelijk transport. Zo is het de mogelijkheid om een vaste reiskostenvergoeding per maand of per jaar af te spreken, of een overeenkomst waar de werknemer de reiskosten per reis declareert. Deze afspraken moeten arbeidsrechtelijk worden vastgelegd en gelden er een aantal fiscale regels. 

In bepaalde gevallen kan een werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven. Hiervoor gelden verschillende berekeningsmethodes waarbij wordt gekeken naar het aantal dagen of weken waarin een werknemer daadwerkelijk naar de werkplek of zakelijk reist.

Sinds maart 2020 hebben veel werknemers door de coronamaatregelen veel minder gereisd vanwege het verplichte thuiswerken. Deze verandering verplichtte werkgevers de vaste reiskostenvergoeding aan te passen en deze geheel of gedeeltelijk tot het loon te rekenen. Als oplossing heeft de regering heeft geregeld dat tot 31 maart 2021 er geen gevolgen worden verbonden aan het gewijzigde reispatroon als gevolg van de coronacrisis. Dit betekent dat de vaste reiskostenvergoeding tot het einde van dit jaar gewoon doorbetaald kan worden alsof er feitelijk niets is veranderd, dit zal niet leiden tot loonheffing.

Nieuwe afspraken per 1 april 2021 over reiskosten

Wanneer u per 1 april aanstaande nieuwe afspraken over de reiskostenvergoeding maakt met werknemers (bijvoorbeeld het declareren per reis), dan zult u deze wijziging moeten vastleggen in het reiskostenreglement of de arbeidsovereenkomst. Ook moet u ervoor zorgen dat het in de praktijk mogelijk is om de nieuwe afspraken na te komen, bijvoorbeeld door een systeem te introduceren voor reiskostendeclaraties.

Thuiswerkvergoeding

Veel thuiswerkende werknemers en werkgevers hebben de vaste reiskostenvergoeding die door bleef lopen beschouwd als een soort thuiswerkvergoeding. Deze vergoeding zou compenseren voor de kosten van gas, water, licht en andere consumpties die normaal op de werkvloer zouden gebeuren. Het is mogelijk om deze vergoeding door te zetten vanaf januari, maar dan is het wel noodzakelijk om aanvullende afspraken over een thuiswerkvergoeding vast te leggen.

Lease auto inleveren?

Sommige werknemers hebben een lease auto om te gebruiken voor werk en, in sommige gevallen, privédoeleinden. Wanneer deze auto niet meer gebruikt wordt voor werk vanwege de gevolgen van de coronacrisis, kan het innemen van de auto veel kosten besparen voor de werkgever. Het is echter de vraag of u deze arbeidsvoorwaarde zomaar mag wijzigen. 

Mag de werknemer de lease auto niet privé gebruiken? Dan kan de werkgever eisen dat de werknemer de auto inlevert. Is afgesproken dat de werknemer de auto privé wel mag gebruiken? Dan wordt de auto gezien als loon. In dat geval zal de werkgever een compensatie moeten betalen aan de werknemer als hij de auto inneemt.